「西粟倉村ファイリングシステム導入支援事業」プロポーザル方式受託者募集

2019.08.2

西粟倉村では、令和3年度の新庁舎移転を見据え、新庁舎に適合した安全で効率的な文書管理方法の導入を予定しています。導入すべき文書管理方法の提案及び円滑な導入を行うための業務支援、並びに適正な維持管理ための支援業務の受託者をプロポーザル方式で選定します。

ついては、下記の要領等により公募を行いますので、魅力的な文書管理方法及び支援内容について、積極的な提案をお願いします。

 

1. 実施の目的

西粟倉村では主にパイプ式ファイルを用いた簿冊式により文書を管理しているが文書へのアクセス性や不要文書の保存等による文書量の増大、文書のライフサイクルの所属部署での相違等の問題を抱えている。また、令和3年度に予定されている新庁舎への移転を見据え、新たな庁舎に適合した文書管理方法を構築する必要がある。

 本事業では、効率的かつ適正な文書管理が可能となる「ファイリングシステム(文書を簿冊にとじるのではなく、個別フォルダに挟んで管理し、原則、ファイリングキャビネットで保管する方式とし、当該方式を適用するまでの間はファイルボックスで保管する方式とする。以下、「システム」という。)」を全庁に円滑に導入すること及び導入後においてもシステムによる適正な文書管理を継続的に実行させることを目的としている。
 なお、本事業の実施に当たっては、限られた期間内に遅滞なくシステムを導入し、システムの将来にわたる定着を確実にはかる必要があることから、本事業において高度な知識、技術及び豊富な導入経験を有する専門家に対し、研修、実地指導の実施、助言等を求め、円滑な導入をはかるものである。

 

2.事業概要

(1) 事 業 名    西粟倉村ファイリングシステム導入支援事業

(2) 事業内容   ファイリングシステム導入計画・維持管理計画の策定、研修実施、実地指導

(3) 契約期間   契約締結日から令和2年2月28日

(4) 委託予算額   2,000,000円以内(税込)

(5) 選考方法    一般公募型プロポーザル方式

(6) 主催         西粟倉村役場

(7) 事務局      西粟倉村総務企画課

 

3. プロポーザルスケジュール

 

実施要綱告示

令和元年8月2日(金)

 

参加表明書提出期限

令和元8月9日(金)17 時15分必着

 

質疑受付

令和元年8月2日(金)〜 8月16日(金) 17 時15分必着

 

質疑回答

令和元年8月23日(金)

 

企画提案書提出期限

令和元年8月30日(金)17時15分必着

 

企画提案ヒアリング

令和元年9月9日(月)

 

審査結果発表

令和元年9月13日(金)

 ※その他詳細については、添付の資料を確認ください。

 

■プロポーザル要綱、資料

  西粟倉村ファイリングシステム導入支援事業仕様書(PDF) 
  プロポーザル実施要綱(PDF)
  プロポーザル実施要綱別表(PDF)
 

(様式1)参加表明書(WORD)

 

 

(様式2)事業者概要(EXCEL)

 

(様式3)実務実績書(EXCEL) 

 

(様式4)現受託業務概要(EXCEL) 

 

(様式5)企画提案書(WORD) 

 

(様式6)質問書(WORD)